Informace o zpracování osobních údajů pro služby šití obleků a košil na míru La Gard’e
(dále též „Informace“)
Dámy a pánové,
tento dokument obsahuje v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení Směrnice č. 95/46/ES) informace o zpracování Vašich osobních údajů, které nám poskytujete při využívání našich služeb.
Správcem Vašich osobních údajů je společnost Auxilium PX Consulting s.r.o., IČO 05922844, se sídlem Nové Sady 988/2, 602 00 Brno. Pokud budete mít k ochraně osobních údajů jakékoli dotazy, prosím kontaktujte nás přes náš kontaktní formulář, písemně na e-mailovou adresu krejčovství@la-garde.cznebo dopisem na adresu našeho sídla.
Níže se dozvíte,
jaké Vaše osobní údaje zpracováváme,
jakým způsobem a k jakým účelům,
z jakých důvodů dovolených právními předpisy,
kdo kromě nás a proč může zpracovávat osobní údaje, které nám předáte,
jak dlouho můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat a
jaká práva máte při zpracování osobních údajů.
Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme?
Především Vám musíme říci, co je to vlastně osobní údaj. Osobní údaj je taková informace o Vaší osobě, podle které Vás můžeme identifikovat (budeme s jistotou vědět, že jste to Vy). V kontaktním formuláři zadáváte své jméno a příjmení, e-mailovou adresu a kontaktní telefon. To vše jsou osobní údaje, které nám předáváte.
Osobním údajem je i IP adresa (jedinečná kombinace čísel přidělená Vašemu počítači pro komunikaci s jinými zařízeními na internetu), kterou vidíme, když se připojujete k našim internetovým stránkám. Kvůli přístupu na náš web pak zpracováváme též tzv. cookies, tedy drobné soubory dat, pomocí kterých Vás náš web identifikuje při Vaší další návštěvě. Jako návštěvník naší webové stránky máte vždy právo uložení cookies ve Vašem zařízení (počítači, notebooku) odmítnout. Uložení můžete zablokovat také ve svém internetovém prohlížeči (Chrome, Firefox, Internet Explorer/Edge apod.).
Jako Vaše osobní údaje zpracováváme tedy Vaše jméno a příjmení, e-mailovou adresu, IP adresu Vašeho počítače a obsah souborů cookies.
Jakým způsobem Vaše osobní údaje zpracováváme?
Zpracování osobních údajů je hodně široký pojem. Může to znamenat např. zaznamenání (uložení), roztřídění, změnu, vyhledání nebo předání osobních údajů jiným osobám (kde to zákon dovoluje). Přesně těmito způsoby u nás také Vaše osobní údaje zpracováváme. Při vyplnění kontaktního formulářeje u nás ukládáme. Pokud např. potřebujeme zjistit, kdo využil našich služeb v určitém období, provádíme třídění a vyhledávání osobních údajů. Pokud v údajích zjistíme překlep, provedeme opravu – jedná se o změnu osobních údajů. O předání osobních údajů se více dozvíte níže, v odstavci „Jaké další osoby kromě nás mohou Vaše údaje zpracovávat?“.
Pojem „zpracování osobních údajů“ má ale ještě druhý význam. Označuje technická řešení, jakými se Vaše údaje ukládají, třídí, vyhledávají apod. Při poskytování našich služeb používáme dva základní typy technických řešení, tzv. automatizované a tzv. neautomatizované (nebo prostě ruční) zpracování.
Automatizovaným zpracováním se rozumí, že osobní údaje jsou v konkrétní chvíli zpracovávány bez lidského zásahu. Příkladem může být např. automatický přenos databáze (seznamu) osobních údajů při jejich zálohování na pevný disk počítače (serveru).
Neautomatizované (ruční) zpracování znamená, že s nimi pracuje, vyhledává v nich, využívá je aktivně konkrétní člověk (např. osoba, která s Vámi bude sjednávat termín setkání). I toto zpracování probíhá v zásadě elektronicky (na počítači, notebooku, tabletu), výjimečně by se mohlo jednat o zpracování v papírové (fyzické) podobě (např. v případě vytištěné databáze klientů).
K jakým účelům Vaše osobní údaje zpracováváme?
Vaše osobní údaje zpracováváme především kvůli tomu, abyste mohli využívat našich služeb. Začíná to už tím, že nejste „jen“ další z mnoha zákazníků, ale jste jedinečnou osobou, kterou známe a oslovujeme jménem. Dále se pak jedná o to, že potřebujeme znát Vaše osobní údaje, abychom s Vámi mohli sjednat setkání, dohodnout se o parametrech Vaší objednávky a cenu poskytnuté služby řádně vyúčtovat daňovým dokladem.
Některé osobní údaje, jako je např. IP adresa nebo soubory cookies, zpracováváme i proto, abychom včas odvrátili bezpečnostní rizika pro náš web i jakákoli interní data. Internetoví zločinci totiž nikdy nespí a někdy ke svým útokům používají i počítače poctivých návštěvníků webu.
Výslovně upozorňujeme, že jsme vždy oprávněni zpracovávat jen takové osobní údaje, které jsou pro daný účel potřebné. Osobní údaje k různým účelům (např. pro poskytování služeb a pro ochranu počítačové sítě a webu) jsme povinni uchovávat odděleně (neslučovat je dohromady do jediné databáze).
Z jakých důvodů jsme oprávněni Vaše osobní údaje zpracovávat?
Vaše osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat
- pokud k tomu udělíte výslovný předchozí souhlas. Tento souhlas dáte pro konkrétní účel a zpracovávat budeme pouze ty Vaše údaje, které jsou pro naplnění tohoto účelu nutné. Svůj souhlas máte právo kdykoli odvolat (viz níže – Jaká práva máte jako osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány? a odstavec „Právo na odvolání souhlasu.“)
- pokud nám zpracování Vašich údajů ukládá právní předpis. Vaše osobní údaje se mohou objevit na daňových dokladech, které využíváme při vedení účetnictví a na jejich základě pak odvádíme též daň z příjmů, anebo DPH. Osobní údaje bychom mohli potřebovat výjimečně i tehdy, pokud by si je po nás vyžádal soud nebo úřad (včetně Úřadu pro ochranu osobních údajů). V případě plnění právní povinnosti (dané zákonem nebo rozhodnutím příslušného orgánu/úřadu) musíme osobní údaje zpracovávat, i pokud byste s tím nesouhlasili.
- pokud Vaše údaje potřebujeme pro plnění smlouvy, kterou s námi uzavřete. Smlouvu spolu uzavíráme neformálním způsobem ve chvíli, kdy se dohodneme o tom, jaké služby a za jakou cenu Vám poskytneme. Ani zde svůj souhlas již zvláště neudělujete. Pokud byste nám své osobní údaje neposkytli, nedokážeme Vás pak jako svého zákazníka identifikovat a nebyli bychom schopni službu poskytnout.
- pokud máme jiný oprávněný zájem. Tím může být např. uchování údajů pro účely budoucí obchodní spolupráce nebo ochranu našich práv. Takový oprávněný zájem však nesmí nepřiměřeně zasahovat Vaše práva a svobody – typicky např. právo na soukromí.
Jakédalší osoby kromě nás mohou Vaše údaje zpracovávat?
Abychom Vám mohli poskytnout služby, plnili své zákonné povinnosti a chránili oprávněné zájmy, je někdy nutné poskytnout Vaše osobní údaje i jiným osobám.
Vaše osobní údaje pravidelně předáváme pouze osobám, které pro nás zajišťují plnění našich zákonných povinností (např. účetním při zpracování daňových dokladů).
Ve všech případech jsme však povinni zajistit, aby Vaše údaje byly zabezpečeny před neoprávněným přístupem (přečtením), např. vhodným zabezpečením počítačové sítě nebo omezením přístupu na minimální možný počet osob. Všechny uvedené „příjemce“ údajů zavazuje buď zákon, anebo smlouva s námi (nebo obojí) k mlčenlivosti o skutečnostech, které se při spolupráci s námi dozvěděli – tedy i o Vašich osobních údajích.
I zde přitom platí, že je možné předat jen ty osobní údaje, které jsou nezbytně nutné. Vůči těmto osobám máte při zpracování osobních údajů stejná práva jako vůči nám. Tato práva jsou uvedena níže.
Jak dlouho můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat?
Záleží na tom, z jakého důvodu Vaše osobní údaje zpracováváme.
Pokud nám jejich zpracování ukládá zákon (právní předpis), uchováváme je tak dlouho, jak zákon vyžaduje.
Pokud by šlo o osobní údaje kvůli poskytnutí služeb (čili vlastně „plnění smlouvy“), pak v zásadě 5 let po uzavření vyřízení Vaší poslední objednávky.
Máme-li jiný oprávněný zájem na jejich zpracování (ochrana Vašich i našich práv), musí být doba jejich uložení přiměřená povaze tohoto zájmu (např. po dobu řízení před úřadem nebo soudem, do okamžiku zániku chráněných práv apod.).
Pokud jste nám pro určitý případ dal(a) výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů, rovnou se dohodneme také na tom, jak dlouho je budeme zpracovávat.
Jaká práva máte jako osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány?
Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů.
Pokud byste se domnívali, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně, můžete proti tomuto zpracování podat námitku. Šlo by o případ zpracování osobních údajů z důvodu plnění veřejného zájmu nebo našeho (soukromého) oprávněného zájmu. Vaše námitka se může týkat také neoprávněného profilování – automatizovaného rozhodování (viz níže).
Tuto námitku nám můžete zaslat na kontaktní údaje uvedené v záhlaví těchto Informací.
Vaši námitku jsme povinni zvážit z toho hlediska, zda skutečně neexistuje dostatečně závažný důvod pro zpracování (veřejný zájem nebo náš jiný oprávněný zájem). Pokud ne, jsme povinni ukončit zpracování Vašich osobních údajů ukončit (údaje skartovat). Pokud takový důvod existuje, sdělíme a doložíme Vám ho. Důvodem může být i obhajoba našich práv a plnění povinností.
Pokud by se výjimečně stalo, že Vám zasíláme obchodní sdělení (newslettery) nebo obchodní nabídky bez Vašeho souhlasu, jsme povinni v případě Vaší námitky ukončit zpracování k tomuto účelu bezodkladně.
Právo na přístup k osobním údajům.
Máte právo obdržet potvrzení o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, a kopii (výpis, seznam) osobních údajů, které o Vás zpracováváme.
Právo na informace.
Máte právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů. To znamená, že se nás můžete zeptat např. jaké Vaše údaje zpracováváme, jakým způsobem, k jakým účelům, komu je předáváme, dobu jejich uložení a zdroj, odkud jsme je získali. Může Vás také zajímat, jestli a za jakých podmínek se Vašich osobních údajů týká tzv. profilování (automatické rozhodování – viz následující odstavec). Odpovíme Vám písemně bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce. Pokud by Váš požadavek byl náročný – např. by šlo o velké množství údajů a výrazně do minulosti – sdělíme Vám to nejpozději do 1 měsíce a požádáme o Vaši trpělivost. Takový požadavek můžeme vyřídit nejpozději do 3 měsíců od obdržení Vaší žádosti.
Právo nebýt předmětem tzv. profilování.
Toto právo znamená, že jakékoli naše jednání s právními důsledky vůči Vám (např. návrh na uzavření smlouvy) nesmí být provedeno pouze programem (softwarem) bez lidského zásahu. Nad tím, jaké služby a za jakých podmínek Vám nabídneme, bude mít vždy kontrolu živý člověk.
Profilování je přípustné, pokud je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, je výslovně povolené právními předpisy nebo k němu udělíte svůj výslovný souhlas.
Právo na přesnost osobních údajů (opravu chybných osobních údajů).
Máme povinnost udržovat Vaše osobní údaje u nás stále aktuální. Pokud by se u Vás cokoli změnilo (např. změníte příjmení, trvalý pobyt nebo místo podnikání nebo e-mail), máte právo, abychom osobní údaje o Vás aktualizovali. To znamená, abychom staré osobní údaje v naší databázi (evidenci) opravili (změnili na nové) anebo ke starým doplnili nové.
Někdy se o změně dozvíme neformální cestou (např. v e-mailové komunikaci). Jindy ale nemáme informaci o změně hned k dispozici. Je proto lépe, pokud nám tuto změnu podle svých možností dáte vědět. Kontakty jsou uvedeny v záhlaví těchto Informací.
O opravě (doplnění) osobních údajů pak informujeme i osoby, kterým jsme je předali ke zpracování (viz výše část Jaké další osoby kromě nás mohou Vaše údaje zpracovávat?).
Právo na omezení zpracování osobních údajů.
V určitých případech máme povinnost zpracování Vašich osobních údajů tzv. omezit. Lze si to představit též jako jakési „zmrazení“ Vašich osobních údajů. Takové osobní údaje můžeme mít ve své databázi uložené a oddělené od ostatních osobních údajů (jiných Vašich údajů). Naproti tomu je ale nesmíme měnit, předávat jiným osobám, kombinovat je s jinými osobními údaji ani je zpracovávat jinak. Důvody pro omezení zpracování osobních údajů jsou tyto:
- tvrdíte, že Vaše osobní údaje nejsou přesné; jejich zpracování omezíme, dokud nebudou opraveny nebo doplněny,
- zpracování osobních údajů je protiprávní, např. jsou zpracovány bez Vašeho souhlasu, a přitom v konkrétním případě souhlas nutný byl. Vy se ale můžete rozhodnout, že Vaše osobní údaje nemáme vymazat, ale jen omezit jejich zpracování,
- osobní údaje potřebujete pro ochranu svých práv a oprávněných zájmů,
- vznášíte námitku proti zpracování Vašich osobních údajů; po dobu, než Vaši námitku vyřídíme, budeme k Vašim údajům přistupovat v tomto omezeném režimu (omezit jejich zpracování).
Při omezení zpracování údajů platí ještě jedna výjimka. Vaše osobní údaje můžeme použít také k uplatňování a bránění práv naší společnosti nebo jiných osob nebo z důvodů závažného veřejného zájmu (pokud by např. tyto osobní údaje mohly pomoci objasnit trestný čin).
Omezení zpracování Vašich osobních údajů jsme povinni sdělit i osobám, kterým jsme je předali (viz výše část Jaké další osoby kromě nás mohou Vaše údaje zpracovávat?).
Pokud žádáte omezení zpracování osobních údajů, jsme povinni Vám dát bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce vědět, zda jsou podmínky pro omezení zpracování splněny a zpracování případně omezit. Pokud by Váš požadavek byl náročný – např. by šlo o velké množství údajů a výrazně do minulosti – sdělíme Vám to nejpozději do 1 měsíce a požádáme o Vaši trpělivost. Takový požadavek můžeme vyřídit nejpozději do 3 měsíců od obdržení Vaší žádosti.
Právo na vymazání/ukončení zpracování osobních údajů.
V určitých případech máte právo na to, abychom veškeré nebo některé Vaše osobní údaje vymazali z našich databází a evidencí. Je to ve chvíli, kdy pro zpracování těchto údajů není dán žádný legální důvod (Váš souhlas, plnění zákona, plnění smlouvy, jiný oprávněný zájem). Samozřejmě se to týká i případu, kdy by nedopatřením byly Vaše osobní údaje zpracovávány bez takového důvodu již od počátku.
Pokud vznesete požadavek na vymazání Vašich osobních údajů, jsme povinni ho vážit z toho hlediska, zda neexistuje dostatečný důvod pro další uchovávání Vašich osobních údajů. Pokud by se výjimečně stalo, že Vám zasíláme obchodní sdělení (newslettery) nebo obchodní nabídky bez Vašeho souhlasu, jsme povinni v případě Vaší námitky ukončit zpracování k tomuto účelu bezodkladně.
Výmaz Vašich osobních údajů jsme povinni dát vědět i osobám, kterým jsme Vaše osobní údaje předali. Tyto osoby jsou Vaše osobní údaje povinny vymazat také (pokud nemají samostatný, na nás nezávislý legální důvod k jejich zpracování [Váš samostatný souhlas, plnění zákona, plnění smlouvy, jiný oprávněný zájem]).
Z práva na výmaz existují výjimky. Týká se to např. zpracování osobních údajů pro výkon práv a uplatňování povinností (našich nebo Vašich), ať už je stanoví právní předpis, smlouva nebo rozhodnutí příslušného orgánu. Výjimka se dále vztahuje také na statistické a výzkumné účely nebo pro potřeby archivace. V takovém případě nemůžeme Vaše osobní údaje vymazat, i pokud byste nás o to žádali.
Právo přenést své osobní údaje k jiné osobě.
Máte právo si své osobní údaje od nás „odnést s sebou“. Umožníme Vám to tehdy, pokud potřebujete své údaje svěřit další osobě (např. obchodníkovi), která je bude zpracovávat pro vaši vzájemnou spolupráci. Na základě Vašeho požadavku můžeme Vaše údaje předat jiné osobě rovnou.
Je ale nutné splnit několik podmínek. Zaprvé, takové údaje musí být zpracovávány tzv. automatizovaně (tj. bez lidského zásahu, např. v počítačovém programu). Zadruhé, musí se jednat o osobní údaje zpracovávané buď s Vaším souhlasem nebo kvůli plnění smlouvy. (Nemůžete si tedy takto vzít osobní údaje, které zpracováváme ze zákona, ani kvůli našemu oprávněnému zájmu – třeba uplatňování našich práv.) Přenesené osobní údaje musí být přehledné a měl by si s nimi bez problémů poradit standardní počítačový program (údaje musí být v tzv. strojově čitelném formátu).
Právo na odvolání souhlasu.
Pro některé účely zpracování Vašich osobních údajů potřebujeme Váš souhlas. Často se to může týkat např. zasílání obchodních sdělení. Svůj souhlas nám vždy poskytujete dobrovolně a máte právo ho kdykoli odvolat. K odvolání slouží kontakty uvedené výše v záhlaví těchto Informací. Pokud svůj souhlas odvoláte, nejsme oprávněni dále zpracovávat Vaše údaje pro takový účel (jejich zpracování ukončíme, údaje skartujeme). Pokud jsme tyto údaje předali jiné osobě, jsme o odvolání Vašeho souhlasu povinni informovat i ji.
Právo na podání stížnosti u tzv. dozorového úřadu.
Pokud se domníváte, že kterékoli z Vašich práv týkající se Vašich osobních údajů bylo porušeno, máte právo podat stížnost k tzv. dozorovému úřadu. To je státní orgán, který má na starosti též dohled nad dodržováním právních předpisů o ochraně osobních údajů. V České republice je tímto orgánem Úřad pro ochranu osobních údajů.
Kontaktní údaje na Úřad pro ochranu osobních údajů:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
+420 234 665 111
ID datové schránky qkbaa2n